Платежный календарь в отеле

Home » Платежный календарь в отеле

Назначение платежного календаря

Платежный календарь в гостинице – это программа для регистрации заявок на оплату и планирования платежей. Веб сервис и дополнительный (внешний) модуль для 1С:Бухгалтерии 8 позволяет объединить информацию о потребности организации и ее подразделений в денежных средствах с прогнозируемыми объемами поступлений от покупателей (заказчиков). Единое информационное пространство, которое обеспечивает прозрачность и прогнозируемость данных, а так же значительно повышает эффективность управления денежными средствами предприятия.

Планирование Движения Денег

Согласование заявок на оплату

Запланированные платежи должны производиться на основании заявок, утвержденных уполномоченными лицами. В Заявке, представляемой на утверждение, указываются:

  • инициатор платежа – ФИО специалиста, который несет ответственность за платеж,
  • Центр Финансовый Ответственности / Подразделение – куда относится платеж,
  • назначение платежа,
  • сумма платежа,
  • документ – основание – номер договора и ссылка на пункт договора или счет,
  • срок осуществления платежа,
  • код статьи затрат в соответствии с кодировкой, принятой в системе бюджетирования,
  • отчетный период Бюджета.

Определение приоритетов платежей. 

Бывают периоды когда суммы заявок на платежи поданных на исполнение в финансовый отдел / бухгалтерию превышают объем денежных средств, которыми располагает Компания на текущий момент. Для этого все статьи затрат в классификаторе Бюджета должны быть заранее определены по приоритетам. Например, можно определить ряд статей затрат по степени важности:

– к первоочередным платежам нужно отнести: Налоговые платежи, выплачу заработной платы, арендные платежи в соответствии с условиями договоров аренды, текущую и просроченную кредиторскую задолженность по заключенным договорам.

– второстепенные платежи – это платежи по реструктуризированной задолженности, дивиденды акционерам, и прочие текущие платежи с низким приоритетами.

Управление ликвидностью \ кассовыми разрывами. 

Управление ликвидностью в рамках бюджета направлено на предотвращение возникновения дефицита денежных средств (кассовых разрывов). Избежать возникновения кассовых разрывов компания может за счет: привлечения заемных средств со стороны (кредиты, займы, овердрафты по расчетных счетам); заблаговременно созданных резервов; реструктуризации кредиторской \ дебиторской задолженности; или сокращения выплат, уменьшение лимитов по бюджетам. Выбор способа покрытия кассовых разрывов зависит от приоритетности платежей и размера дефицита и принимаются решения индивидуально. Если платежный календарь а Компании сформирован максимально точно, то заранее можно определить периоды кассовых разрывов, и принять действенные меры для его устранения.

Методика запуска Платежного календаря на предприятии

  1. Прежде всего необходимо разработать статьи движения денежных средств. Подробнее смотрите в статье «Бюджет Движения Денежных Средств» и использовать статьи в качестве аналитики движения денег в программе 1С:Бухгалтерия
  2. Начать регистрировать в программе существенную информацию об условиях договоров такую как: количество дней отсрочки, которую ваше предприятие дает Клиентам, график ваших платежей Поставщикам. Для ввода такой информации необходима настройка справочника Договоров в программе 1С:Бухгалтерия.
  3. Приобрести в компании Сан-Сити модуль Календарного планирования для 1С:Бухгалтерии и начать анализ планируемых и фактических данных.

Платежный календарь – время деньги

Программный продукт “Платежный календарь в 1С:Бухгалтерии 8” предназначен для оперативного управления поступлением и расходованием денежных средств. Главная цель программного продукта – обеспечение необходимого количества денежных средств для оплаты запланированных платежей.

Программа разработана как дополнение к типовой конфигурации “1С: Бухгалтерия 8 Проф. редакция 3” и представляет собой конфигурацию, включающую в себя следующие функциональные возможности:

  • планирование поступления денежных средств от покупателей,
  • планирование платежей поставщикам и прочим кредиторам,
  • ведение платежного календаря организации в разрезе видов денежных средств, контрагентов и договоров, а также классификатора статей использования средств.

Система планирования основана на использовании фактических данных бухгалтерского учета, а также данных ожидаемых поступлений и планируемых платежей.

Планирование поступлений денежных средств

Гибкая система планирования позволяет вести расчет планового поступления и расходования денежных средств ведется на основе данных о предоставляемой отроке платежей покупателям и графике платежей по заключенным договорам с поставщиками.

Модуль «Платежный календарь» позволяет планировать поступление денежных средств от покупателей и заказчиков. Параметры предстоящих поступлений (дата поступления, контрагент, сумма и т.п.) вносятся в программу с помощью дополнительных реквизитов договора с Контрагентом и информации в документах продажи товаров и услуг. Такой режим ввода данных позволяет значительно уменьшить количество вводимых данных пользователями.

Информация о фактическом поступлении наличных и безналичных денежных средств от контрагентов отражается Платежном календаре и отчетах программы автоматически и позволяет оперативно контролировать и прогнозировать динамику поступления денежных средств.

Планирование платежей

Модуль «Платежный календарь» предоставляет эффективные способ для оперативного планирования платежей компании.

В программе представлен удобный помощник планирования платежей, позволяющий центрам финансовой ответственности формировать заявки на платежи поставщикам и прочим контрагентам.

Сформированные заявки, могут проходить процедуру согласования. Модуль «Платежный календарь» предусматривает возможность стыковки с конфигурацией 1С:Документооборот в котором проходит процедура согласования заявок на расходы.

Для анализа и утверждения заявок предусмотрен удобный и информативный журнал управления заявками. Если модуль «Платежный календарь» используется совместно с модулем Бюджета доходов и расходов, система позволяет контролировать превышение лимита расходования денежных средств на этапе регистрации Заявки в ЦФО.

Проведение платежей (формирование платежных поручений)

Модуль «Платежный календарь» позволяют осуществлять дополнительное ранжирование утвержденных заявок на платеж, включая их в реестр платежей текущего дня. Такой подход помогает привести в соответствие план расходования денежных средств с реальными остатками на расчетных счетах.

Реестр платежей может проходить дополнительное согласование (утверждение) у высшего руководства компании.

На основании согласованного и утвержденного реестра платежей система позволяет автоматически сформировать платежные поручения.

Для работы Бюджета движения денежных средств необходимо указание Статьи движения денег и ЦФО для каждого платежа. Если платежные поручения были созданы системой Платежного календаря, то никаких дополнительных действий при разнесении банка уже не требуется. Модуль автоматически определяет статью движения денег и ЦФО при загрузки данных из банка клиента, что значительно упрощает работу кассира.