Шахматка - самый удобный способ навигации

        Шахматка представляет собой удобный инструмент для оперативной работы службы размещения. Она дает визуальное представление загрузки номеров по дням с возможностью получения более подробной информации и выполнения учетных действий. Открывается из меню «Регистратура / Шахматка».

        Шахматка предоставляет следующие возможности:
 

• Отражение состояния номерного фонда;
• Наглядное представление информации о бронировании номеров и размещении гостей по дням из выбранного интервала времени; Получение оперативной информации о количестве свободных мест за произвольный период;
• Быстрый доступ к документам, выполнение действий по бронированию, размещению, учету оплат и т.п. прямо из формы;

        Шахматка выводится в виде таблицы. Строки таблицы представляют собой номера гостиницы, столбцы – календарные дни. Ячейка таблицы на пересечении строки и столбца показывается состояние данного номера на данный день.
Ячейка таблицы условно делится на три части. Полностью закрашенная ячейка показывает проживание (бронирование) в течении всего дня. Частично закрашенная – въезд или выезд.
       
        Цвет ячейки показывает состояние номера и статус гостя. Если номер свободен, ячейка не закрашена белым цветом. Если номер занят, цвет ячейки показывает статус гостя. Цвета статусов определяются настройками шахматки. Возможны следующие состояния:
 

• Номер свободен
• Номер забронирован;
• Номер занят полностью;
• Номер занят частично – имеются свободные места
• Гости из номера выехали;

        В шахматке показывается не только заполнение целых номеров, но и отдельных мест. В исходном состоянии информация о заполнении мест скрыта и раскрывается по двойному нажатию на ячейку, отражающую состояние номера. Также информация о местах может быть раскрыта нажатием на значок  слева напротив строки номера.

        В случае, когда номер занят частично (есть проживающие гости, но имеются свободные места), его состояние отображается цветом, соответствующем полу проживающих гостей. Цветовая маркировка пола гостя выполняется только для номеров, в которых уже проживают люди и при этом имеются свободные места. Она служит для анализа возможности подселения в номер человека того или иного пола.
        В настройках параметров учета задаются цвета для отображения номеров, занятых мужчиной и занятых женщиной. Также задается цвет для отображения номеров, в которых пол проживающих гостей не может быть определен (не указан в карточке гостя либо проживают мужчина и женщина).

Сводная информация
        Помимо данных о сроках заселения каждого номера из шахматки может быть получена сводная информация о количестве номеров, находящихся в том или ином состоянии в течении указанного периода. Она может использоваться для оперативной оценки состояния номеров и анализа возможности размещения гостей в выбранном периоде.
       
        Эта информация размещена на боковой панели, открываемой по кнопке “>>” с правой стороны поля шахматки. Пример таких данных показан на рисунке:
       
       

        При получении сводных данных анализируется период, указанный в заголовочной части. Ниже выводится информация о количестве номеров, которые в данном периоде:
        - Свободны – в течении периода в номере не занимается ни одним гостем
        - Заняты – в какой-то из дней периода в номере заняты все основные места
        - Частично заняты – в течении периода в номере могут проживать гости, но при этом всегда имеется хотя бы одно свободное основное место.
        - Заезд – номер полностью свободен, но в последний день периода ожидается заезд гостей.
        - Выезд – номер полностью свободен, но в первый день периода из него должны выехать гости.
        - Не сдается – для номера не установлен статус «Сдается», вследствие чего он не доступен для заселения гостей.

        Сводные данные показываются по каждой категории номера. Таким образом, можно видеть, сколько номеров какой категории в каком находятся состоянии.
        По каждой позиции свода доступен список номеров, попавших в эту позицию. Он открывается по кнопке "+". По нажатию правой кнопки мыши на выбранном номере можно переместиться на строку номера в шахматке или выполнить бронирование или поселение гостя
        По умолчанию при открытии информационной панели в качестве периода берется текущий день, и данные отражают состояние номеров за сегодня. Если требуется быстро получить информацию о возможности размещения гостей на какой-либо срок, в панели информации может быть задан интересующий период и получены сведения о состоянии номеров в течении всего этого периода. При нажатии на кнопку «Перейти» шахматка будет с позиционирована на указанном периоде.
        Нажатие левой кнопки мыши на надпись «Сегодня» возвращает период в информационной панели на текущий день.

Бронирование и поселение
        Бронировать номера и поселять гостей можно прямо из шахматки. Для этого на форме шахматки открывается дополнительная панель, куда вносятся данные о гостях и параметры их размещения. Затем, по нажатию кнопки «Забронировать» или «Поселить» на основании введенных данных автоматически создается и проводится документ «Прибытие» и переформировывается шахматка. Формирование документа происходит незаметно для пользователя, но в дальнейшем этот документ может быть открыт и откорректирован.
        Ниже на рисунке приведена схема наиболее простая схема внесения брони:

       
        В простейшем случае для внесения брони требуется выполнить следующие действия:
1) С помощью мыши выделить в шахматке ячейки, соответствующие сроку бронирования. На любой из выделенных ячеек нажать правую кнопку мыши и в открывшемся меню выбрать пункт «Забронировать».
2) В открывшейся боковой панели внести фамилию гостя.
3) Выбрать тариф на проживание.
4) Нажать кнопку «Забронировать» - в результате будет создана бронь, которая тут же отразится в шахматке.

В панели бронирования / поселения могут редактироваться и другие параметры:

- Номер – устанавливается автоматически в соответствии с номером, выбранным в шахматке. Может меняться по нажатию левой кнопки мыши на поле шахматки или редактироваться вручную.

- Срок – устанавливается автоматически по выбранному в шахматке интервалу дат. Может меняться по нажатию левой кнопки мыши на поле шахматки или редактироваться вручную.

- Гости – поле для ввода данных о гостях. Фамилия гостя может быть набрана с клавиатуры или выбрана из справочника физических лиц. При ручном вводе выполняется поиск по справочнику физических лиц с похожей фамилией и предлагается выбрать одно из них либо создать новую запись. При выборе варианта «Новый» запись с введенной фамилией будет создана в справочнике «Физические лица» при выполнении операции.

- Кнопка «Добавить еще одного гостя» - позволяет вносить в бронь или поселение нескольких гостей. По её нажатию фамилия, которая в настоящий момент введена в поле «Гости», переносится в таблицу «Список гостей» и поле освобождается для ввода новой фамилии. Таким образом формируется список людей, которые будут проживать в одном номере.
 Наряду с фамилией гостя в список попадают данные о типе его места, тарифе на проживание, а также параметрах скидки, если она предоставляется (см. далее). Эти сведения должны быть заданы перед добавлением гостя в список.
 При необходимости гости могут быть выбраны в списке и удалены при помощи кнопки «Удалить».

- Место – тип места, на котором будет размещаться гость – основное или дополнительное. По умолчанию устанавливается основное место.

- Тариф – тариф на проживание гостя. Выбирается из перечня тарифов, внесенных для выбранной категории номера.

- Скидка – вводятся параметры скидки на проживание гостя – процент и порог ограничения суммы скидки.

- Контрагент – организация, оплачивающая проживание гостя. Если значение не выбрано, плательщиком за проживание будет являться сам гость.

Также внизу панели показывается информация об итоговой стоимости проживания.

        Перейти к бронированию или поселению из шахматки можно одним из нижеприведенных способов:

- Выделить в шахматке период проживания гостя, нажать правую кнопку, в контекстном меню выбрать пункт «Поселить» или «Забронировать». В этом случае номер и срок в панели бронирования / поселения будут браться по выделенной области. Также можно нажать правую кнопку на свободной ячейке, не выделяя областей. В этом случае в качестве периода будет взят выбранный день. Период после может быть изменен при помощи мыши или редактирования даты в панели.
Для создания брони или поселения выделенные ячейки шахматки должны быть свободными, то есть не содержать данных о проживающих гостях.

- Нажать кнопку «Бронь» или «Поселение» в служебной области над полем шахматки. В этом случае будет открыта панель, в которую попадут данные о номере и сроках в соответствии с текущим положением выделения в шахматке. Если выделения нет, эти данные останутся пустыми. Далее номер и период могу быть заданы при помощи мыши или редактирования соответствующих полей в панели.

- В своде номеров (см. предыдущий раздел) выбрать интересующий номер, в котором имеются свободные места, нажать на нем правую кнопку, выбрать «Поселить» или «Забронировать». В открывшейся панели будет установлен выбранный номер, а также текущий день в качестве срока проживания. Далее номер и период могу быть изменены при помощи мыши или редактирования соответствующих полей в панели.
 
Поселение по брони
        Для того, чтобы поселить гостя по ранее созданной брони, необходимо открыть документ «Прибытие», которым бронь была создана, поменять в нем вид операции с «Бронирование» на «Поселение», откорректировать при необходимости содержащиеся в документе сведения и провести его.
        В контекстном меню шахматки, открываемом на строке, отражающей бронирование номера, существует пункт «Поселить». При выборе этого пункта будет открыт документ «Прибытие» и автоматически переведен в режим поселения. Далее остается только уточнить его данные и провести.
        Таким образом, поселение по брони из шахматки выполняется при помощи нажатия правой кнопки мыши на строке, содержащей бронь.
       
Операции шахматки, выполняемые с гостями
        Непосредственно из шахматки можно выполнять и другие наиболее частые операции с гостями. Выбор операции выполняется из контекстного меню, открываемого правой кнопкой мыши на ячейке шахматки.
        Для выбора гостя, над которым выполняется действие, необходимо раскрыть строку шахматки до уровня мест в номере и нажать правую кнопку мыши на фамилии требуемого гостя, как показано на рисунке:
        При большом количестве гостей в шахматке быстрый поиск требуемой фамилии может осуществляться с помощью строки поиска (см. раздел «Прочие возможности»).

       
       
        Если же переход к операции выполняется из общей строки номера, система предложит выбрать гостя из числа проживающих в этом номере на выбранную дату.
       
        Ниже перечислены все операции, выполняемые из шахматки. В большинстве случаев дата операции будет соответствовать дате выбранной ячейки шахматки.
       
Бронирование, Поселение – создание брони или поселение гостя в выбранном номере. Операция доступна при выделении свободной области, не содержащей данные о проживающих гостях.

Открытие документа – открывается документ регистратуры («Прибытие», «Переселение» или «Выселение»), которым было сформирована операция по размещению выбранного гостя. Если по гостю проводилось было выполнено несколько операций, то будет открыта та, которая соответствует выбранному дню.

Поселение по брони – создание поселения гостя по ранее созданной брони. Операция доступна при выборе ячейки, содержащей бронь гостя. Подробнее о данной операции см. раздел выше.
       
Переселение – создание документа «Переселение» для выбранного госты.

Выселение – создание документа «Выселение» для выбранного госты.

Оказание услуг – создание документа «Оказание услуг» для выбранного гостя.

Счет на оплату – формирование счета на оплату за услуги гостя.

Поступление в кассу, Выдача из кассы – создание документов, отражающих оплату или возврат денежных средств за услуги гостя через кассу.

Поступление на счет, Выдача со счета – создание документов, отражающих оплату или возврат денежных средств за услуги гостя через банковский счет.

Карточка гостя – открытие элемента справочника «Физические лица» для просмотра или редактирования данных гостя.

Уведомление о прибытии иностранца – формирование уведомления о прибытии иностранного гражданина по выбранному гостю.

Связанные документы – позволяет просмотреть все операции, выполнявшиеся с выбранным гостем, а также перейти к интересующей операции для её анализа и корректировки.

Информация – получение оперативной информации по взаиморасчетам с выбранным гостем. Пример таких данных приведен на рисунке:

В разделе «Начислено» выводятся данные о начислениях за услуги, увеличивающие задолженность гостя. Начисления выводятся отдельно за проживание и за дополнительные услуги.
В разделе «Погашение» отражаются суммы, уменьшающие долг гостя. Погашение долга складывается из оплат за услуги и начисленного агентского вознаграждения (сумма начисления за проживание показывается целиком, без учета агентского).
Как разность между начислением и погашением выводится итоговая сумма «Долга» либо «Переплаты».
По двойному нажатию мыши на выводимые суммы открывается расшифровка, показывающая, на основании каких данных и операций эти суммы были получены.
Таким образом пользователь может оперативно получить сведения о состоянии взаиморасчетов с интересующим гостем вплоть до операций, которыми эти взаиморасчеты проводились.

Прочие возможности
        Помимо выполнения операций с гостями шахматка предоставляет следующие возможности:

Изменение состояния уборки номера – доступно по нажатию правой кнопки мыши на наименовании номера. В открывшемся контекстном меню выбирается состояние номера, которое требуется установить – «Грязный», «Чистый», «Проверен».

Открытие карточки номера – доступно по нажатию правой кнопки мыши на наименовании номера. В открывшемся контекстном меню – пункт «Карточка номера» - открывается элемент справочника «Номерной фонд». Может использоваться для просмотра дополнительных характеристик номеров.

Поиск гостя – используется для быстрого перехода к области шахматки, содержащей запись по интересующему гостю и выполнению по нему каких-либо операций.
Фамилия гостя вводится в строке поиска, расположенную в верхней части формы над полем шахматки. Могут вводиться первые буквы фамилии – в этом случае система предложить выбрать человека из списка физических лиц, чьи фамилии начинаются с введенной строки.
По нажатию на кнопку «Найти гостя» будет выполнен поиск всех записей по указанному гостю, попадающих в текущий период шахматки и позиционирование на найденной записи. Если таких записей окажется несколько, система предложить выбрать одну из них.

Настройки и режимы
        При формировании шахматки учитываются настройки цветового оформления, настройки режимов формирования, а также фильтры вывода данных.
       
        Поля фильтров вывода данных находятся в верхней части формы над полем шахматки. Основным фильтром является период, задающий начальную и конечную дату формирования.
        Помимо периода существуют такие фильтры, как «Тип номера», «Корпус» и «Этаж». При их установке в шахматку будут попадать только номера заданного типа, расположенные в указанном корпусе на заданном этаже.
        При изменении значений фильтров необходимо переформировать шахматку, чтобы изменения вступили в силу.
       
        Настройки режимов формирования шахматки задаются персонально для каждого пользователя системы. Настройки режимов следующие:
       
Заполнять шахматку при её открытии – если установлено, шахматка будет формироваться автоматически при открытии за период, заданный отступами от текущей даты (см. ниже). Настройка может быть выключена, если при каждом открытии шахматки пользователь желает сам устанавливать даты, а потом формировать её. Используется при больших объемах данных, вызывающих замедление открытия шахматки.

Установка даты при открытии – настройки, задающие период шахматки по умолчанию при её открытии. Период задается отступами относительно рабочей даты – количеством дней до сегодняшнего дня и количеством дней после.

Корпус – корпус, с которым будет работать пользователь. Значение настройки попадает в фильтр «Корпус» при открытии шахматки. Используется для разделения доступа к номерам в различных корпусах для различных пользователей.

Поселение через контекст – если установлено, то бронирование и поселение будет выполняться с помощью панели на шахматке, как описано выше. Если настройка выключена, то при выборе операций бронирования или поселения будет открываться форма документа прибытия, частично заполненная параметрами выделения области шахматки, и данные о гостях и параметрах размещения будут вноситься непосредственно в форму документа.

Не обновлять при выполнении операций с гостем – служит для ускорения работы пользователя при больших объемах информации. Если настройка включена, то после выполнения операций бронирования или поселения шахматке не будет переформировываться по вновь внесенным данным. Вместо этого она будет закрашена серым цветом, как предупреждение о том, что данные изменились, но не были отражены. Выполнение операций из этом возможно и далее, и пользователь сможет вносить данные в систему не дожидаясь переформирования шахматки после каждой операции. После внесения всех необходимых данных шахматке переформировывается вручную нажатием на кнопку «Сформировать».