ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КОНЦЕПЦИИ КОНФИГУРАЦИИ

Назначение конфигурации - учет размещения гостей в номерном фонде отеля и оказания различных услуг.

Гости - это физические лица, проживающие в отеле и пользующиеся его услугами. Сведения о госте хранятся в справочнике и могут использоваться при повторном поселении.
Номерной фонд - перечень номеров гостиницы. Каждый номер характеризуется типом (стандарт, полулюкс, люкс и т.п.) и набором характеристик.

Учет размещения гостей выполняется документом Прибытие, который может выполняться в двух режимах - бронирование мест и непосредственно поселение. Этим же документом определяется перечень плановых услуг, которые будут оказаны гостю в соответствии с выбранным тарифом проживания.
Перевод гостя в другой номер, изменение тарифа, срока проживания выполняется документом Переселение.
Учет выезда гостя выполняется документом Выселение.
Учет фактически оказанных услуг выполняется документом Ночной аудит, который формируется каждые сутки и начисляет задолженность по услугам.
Проживающему гостю также могут оказываться разовые дополнительные услуги. Их учет выполняется документом Оказание услуг.
В случае раннего заезда дополнительное начисление выполняется при проведении документа "Прибытие". В случае позднего выезда дополнительное начисление выполняется документом Начисление позднего выезда.

Для каждой услуги назначается перечень тарифов, определяющих ее стоимость. Тарифы на услугу могут задаваться отдельно для каждого вида номера и типа места.
Также для тарифов, услуг, гостей и контрагентов могут устанавливаться различные скидки

Взаиморасчеты за услуги ведутся как с самими гостями, так и с контрагентами. Лицо, которое будет оплачивать услуги отеля, как правило, указывается в реквизите "Плательщик" различных документов. В качестве плательщика может быть выбран сам гость, которому оказывается услуга, другой гость или какой-либо контрагент.

Следует разделять понятия Задолженности плательщика и Задолженности по гостю (по лицевому счету гостя).
Задолженности плательщика - эта вся сумма, начисленная к оплате для лица, выступающего как плательщик по услугам одного или нескольких гостей для одного или нескольких проживаний.
Задолженность по гостю (лицевому счету гостя) - это вся сумма, начисленная за услуги, оказанные одному гостю за одно проживание.

При начислении услуг, оказанных гостям, формируется задолженность по выбранному плательщику. Для проведения платежей используются документы типа Кассовый ордер и Платежное поручение, позволяющие учитывать как поступление, так и расход денежных средств при расчетах с физическими лицами и организациями. Конфигурация "SandSoft: Отель 5.0" позволяет начислять агентское вознаграждение контрагентам и учитывать его при взаиморасчетах с ними.

Оказание услуг может выполняться различными организациями. Например - услуги по проживанию может оказывать одно юридическое лицо, по питанию другое. Выбор организаций, оказывающих услуги, выполняется в различных документах (по начислению и оплате услуг) из справочника Организации.